Niektóre osoby pracujące w marketingu są zdania, że mają niezawodną pamięć i nie potrzebują żadnych narzędzi do planowania pracy. Choć w to nie wątpimy, to jednak warto zapewnić sobie ten komfort, jaki dają specjalne programy. Wyobraź sobie, że już nie musisz pamiętać o wszystkich zbliżających się terminach – zrobi to za Ciebie odpowiednie narzędzie. Koniec z papierowymi notatkami, które giną czy wieloma zapomnianymi sprawami. Wystarczy, że zaczniesz korzystać z narzędzi, które ułatwią i usprawnią pracę całego zespołu. Poznaj 11 polecanych narzędzi do planowania pracy w marketingu.
Problemy w marketingu – jakie są najczęściej spotykane?
Każdy, kto pracuje w marketingu, wie, że ta praca nie należy do najłatwiejszych. Wiąże się ze sporym stresem i natłokiem obowiązków. Co chwila pojawiają się w firmie nowe pomysły, różne zlecenia od klientów – zarówno te mniejsze, jak i większe, a to wszystko wymaga skutecznej organizacji. Pracujący w marketingu powinni korzystać z narzędzi do planowania pracy, dzięki czemu na wszystko znajdzie się czas i nic nie zostanie pominięte.
Zastanów się, ile czasu poświęcasz na wymianę maili z członkami zespołu, aby dowiedzieć się, jak idzie realizacja każdego zadania? Ile czasu schodzi na regularne zespołowe spotkania? To wszystko może być znacznie prostsze, a dopilnowanie ustalonych terminów nie będzie żadnym problemem. Dzisiaj chcielibyśmy przedstawić kilka najlepszych narzędzi wykorzystywanych do planowania pracy w agencjach marketingowych i nie tylko.
Zalety programów do planowania pracy w marketingu
Planujesz pracę w notesie? Biurka w biurze są oklejone żółtymi karteczkami, a Twój kalendarz jest pełen zadań? Te techniki planowania pracy w niektórych przypadkach są przydatne. Jednak bardzo często okazuje się, że mimo to panuje chaos. Pracownicy nie wyrabiają się z terminami. Często nie wiedzą, co jest najpilniejsze do realizacji, przez co w firmie panuje napięta atmosfera, a wyniki firmy są niezadowalające. Co możesz z tym zrobić?
Wybierz specjalne programy do planowania pracy w marketingu. Są one dużo lepsze niż powyższe metody, szczególnie jeśli zatrudniasz pracowników, a na co dzień jest mnóstwo spraw do ogarnięcia. Takie narzędzia pomogą całemu zespołowi – pracownicy będą wiedzieli, jakie mają zadania do realizacji. Z nimi zachowanie porządku w projektach, kontrolowanie zadań i przede wszystkim dotrzymywanie terminów jest dużo prostsze. Są one także pomocne gdy dojdzie do zgubienia czegoś ważnego lub ktoś o czymś zapomni. Wówczas wystarczy po prostu otworzyć narzędzie, by móc szybko zweryfikować, gdzie doszło do zaniedbań i co trzeba poprawić. Zapewniamy, że wspomniane przez nas poniżej narzędzia odmienią Twoją firmę i jej codzienne funkcjonowanie.
11 pomocnych narzędzi do planowania pracy w marketingu
Istnieje mnóstwo narzędzi do planowania pracy w marketingu. Nie wiesz, które są warte uwagi? Sprawdź, które polecamy!
Arkusze Google
Arkusze Google – kto ich nie zna? To narzędzie świetnie się sprawdza m.in. do oceny i organizacji pracy. Oczywiście głównie znane jest z innego zastosowania – do zestawiania i analizy danych. W marketingu nierzadko zachodzi potrzeba stworzenia zestawień czy wskaźników marketingowych, monitorowania wydatków na kampanie reklamowe, czy śledzenia zasięgów postów w social mediach. Jest to zdecydowanie jedno z najczęściej wykorzystywanych narzędzi do planowania pracy. Do jego plusów zalicza się m.in. możliwość przetwarzania i grupowania sporych ilości danych w uporządkowane arkusze i wykresy.
Trello
Gdy szukasz narzędzia, które zapewnia coś więcej niż tylko listę zadań, idealnym wyborem okaże się Trello, dzięki któremu lepiej zorganizujesz pracę. Jest to polecane narzędzie do długofalowego planowania zadań i projektów, w których uczestniczy wielu pracowników. Używanie Trello jest banalnie proste i jesteśmy pewni, że szybko załapiesz, jak to działa. Trello wyróżnia się kolumnami – w zależności od tego, na którym etapie jest konkretne zadanie/projekt, należy je przesunąć do odpowiedniej kolumny. Dzięki temu pracownicy wiedzą, co już zostało zrobione, a nad czym trzeba jeszcze popracować.
Trello to także liczne funkcjonalności, wśród których należy wymienić m.in. możliwość prostego dodawania plików graficznych. Oczywiście można dodawać również listy zadań, opisy, komentarze, innych członków, terminy, czy załączniki. Co więcej, za Trello w podstawowej wersji nie trzeba nic płacić – narzędzie to jest całkowicie bezpłatne!
Dropbox
Pracując w marketingu, warto bliżej zapoznać się także z usługą Dropbox. To popularna aplikacja, która działa podobnie do Google Drive. Przede wszystkim udostępnia przestrzeń dyskową. Dropbox doceniany jest m.in. za łatwość w użyciu. Nawet jeśli nigdy wcześniej nie używałeś tej platformy, jesteśmy pewni, że szybko załapiesz, o co w niej chodzi! Korzystając z Dropboxa możliwa jest wspólna praca nad dokumentami, udostępnianie zawartości dysku czy tworzenie galerii zdjęć.
Aplikacja ta jest dostępna praktycznie na każdym urządzeniu. Aczkolwiek są również pewne wady. W przypadku bezpłatnych planów spotkasz się z ograniczoną przestrzenią dyskową, więc gdy będziesz chciał przechowywać bardzo duże pliki, może pojawić się problem.
Slack
Popularnym narzędziem w marketingu jest również Slack. Okaże się dobrym wyborem, jeśli chcesz m.in. zwiększyć wydajność pracy zespołowej, usprawnić wymianę wiadomości w firmie czy lepiej zarządzać zespołem. Ten komunikator biznesowy jest niezwykle łatwy w obsłudze. Ktoś mógłby powiedzieć, że proste w obsłudze są też inne narzędzia komunikacyjne wykorzystywane w firmach takie jak np. Zoom czy Microsoft Teams. Tak – to prawda, jednakże Slack zyskał tak ogromną popularność ze względu na to, że jest nie tylko nieskomplikowany, ale zapewnia przy tym ogromne możliwości.
Członkowie zespołu mogą swobodnie i szybko kontaktować się ze sobą, dzielić ważnymi informacjami dotyczącymi projektów (i nie tylko). Świetnie działa zarówno na desktopie, smartfonie, jak i tablecie. Dużym plusem jest także możliwość personalizacji – komunikator może być w pełni dostosowany do Twoich preferencji czy potrzeb. Dodatkowo podstawowa wersja Slacka jest darmowa!
Kalendarz Google
Właściwie można powiedzieć, że jest to podstawowe narzędzie do planowania pracy w marketingu. W Twojej firmie średnio idzie zgrywanie ze sobą kalendarzy kilku współpracowników? Z Kalendarzem Google nie będzie to żadnym problemem, dzięki funkcji udostępniania planów dnia innym osobom. To rozwiązanie sprawia, że szybko uda się ustalić najlepszy czas na zorganizowanie spotkania. Inną, chętnie wykorzystywaną funkcją jest współdzielenie jednego kalendarza z innymi użytkownikami, dzięki czemu cały zespół zna plan pracy.
Z takiego rozwiązania warto skorzystać np. podczas planowania urlopów lub spotkań. Możesz również włączyć powiadomienia, które trafią do pracowników jakiś czas przed rozpoczęciem danego wydarzenia. W Kalendarzu Google istnieje także opcja dodania lokalizacji wydarzenia bądź spotkania. To bardzo wygodne, ponieważ wystarczy, że jego uczestnicy klikną nazwę miejsca, a od razu włączy się nawigacja Google Map. Nie sposób opisać tutaj wszystkie możliwości czy zalety tego narzędzia, ale jesteśmy pewni, że przyda się ono w każdej firmie, niezależnie od branży.
Asana
Do grupy popularnych narzędzi do zarządzania projektami należy również Asana. Program ten sprawia, że zarządzanie projektami i zadaniami zespołu, a także czasem jest znacznie prostsze. Korzystający mogą używać licznych funkcji przydatnych na co dzień. Asana polecana jest szczególnie dla firm, które pracują zdalnie. Umożliwia koordynację zadań, pracę nad kilkoma projektami w jednej chwili, aktualizowanie statusów, a nawet integrację z innymi systemami. Istnieje także opcja dodawania komentarzy do zadań czy przesyłania rozmaitych plików.
Możesz zdecydować się na bezpłatną lub płatną wersję. Różni je m.in. to, że w przypadku darmowej wersji zarządzenie projektami możliwe jest do 15 osób, z kolei wersja płatna przeznaczona jest dla większych zespołów. Pewne różnice można dostrzec także w dostępnych funkcjach.
Notion
Jeśli szukasz narzędzia, w którym będziesz mógł wszystko organizować i w końcu znajdziesz na wszystko czas, odpowiednim wyborem może być Notion. To potężny program, w którym możesz przede wszystkim notować. Jego podstawą są bowiem strony, które prezentują się jak puste kartki w notatniku. Umożliwia również tworzenie tabeli czy tablicy (ta wygląda bardzo podobnie jak tablica w Trello).
Oprócz tego korzystający z Notion mają do dyspozycji kalendarz, w którym mogą zapisywać najważniejsze wydarzenia, a także widok na uproszczoną listę notatek. Tak naprawdę trudno opisać tutaj wszystkie funkcjonalności tego programu, bo jest ich za wiele, ale zdecydowanie warto go przetestować.
TimeCamp
Polecaną aplikacją do tworzenia projektów i zadań jest także TimeCamp. Doceniana jest przede wszystkim za nieskomplikowaną obsługę dla obu stron – zarówno dla pracownika odpowiadającego za dane zadanie, jak i osoby nadzorującej. Jest to odpowiednie narzędzie dla zespołów i indywidualnych użytkowników. To prosty program, zapewniający liczne funkcje. Dla wielu ważne jest również to, że TimeCamp jest całkowicie darmowym oprogramowaniem.
Osoby korzystające z niego zyskują dostęp do wielu funkcji dotyczących śledzenia i zarządzania zadaniami. Istnieje także możliwość sprawdzenia czasu korzystania ze stron internetowych czy ustawienia deadline’ów dla konkretnych zadań. To doskonałe narzędzie dla zespołów pracujących zdalnie – umożliwia pracę właściwie z dowolnego miejsca. Korzystając z TimeCamp zwiększysz wydajność pracowników, a zarządzanie zasobami będzie dużo prostsze.
Airtable
Innym programem, którym warto się zainteresować, szukając odpowiedniego narzędzia do planowania pracy w marketingu, jest Airtable. To program używany do tworzenia i zarządzania bazami danych. Wszelkie dane są w tabelach, zaś te można wygodnie dostosowywać do indywidualnych potrzeb poprzez dodanie np. pól tekstowych, kolumn, obrazków czy dat. Nie brakuje tutaj również zaawansowanych funkcji – użytkownicy mogą korzystać z filtrowania, sortowania czy grupowania danych. Możliwe jest też tworzenie zaawansowanych relacji między tabelami, co przekłada się na to, że znalezienie potrzebnych informacji jest prostsze i szybsze.
Airtable jest polecany szczególnie osobom, które poszukują elastycznego systemu zarządzania danymi. Z tym narzędziem na pewno uda Ci się przejąć kontrolę nad chaosem w danych.
Evernote
Sporą popularnością cieszy się również aplikacja Evernote stworzona do przechowywania i przygotowywania notatek oraz tworzenia list. Jest to potężny notatnik z wieloma opcjami. Prezentowane narzędzie jest pomocne zarówno w pracy, jak i podczas nauki. Umożliwia gromadzenie i organizowanie nie tylko notatek tekstowych, ale również pomysłów czy inspiracji. Użytkownicy mogą tworzyć również notatki głosowe i dodawać do nich #tag, dzięki czemu ich późniejsze odnajdywanie jest dużo prostsze. Świetną możliwością jest także fotografowanie wizytówek czy fragmentów czasopism/książek.
Do tego dodajmy funkcję wykonywania i zapisywania screenów, kopiowania fragmentów tekstów, możliwość komentowania czy tworzenia list zadań. Jest tego znacznie więcej – jeśli chcesz się przekonać o wszystkich funkcjach Evernote, przetestuj ten program. Masz do wyboru całkowicie darmową lub płatną wersję.
Nozbe
W poszukiwaniu odpowiedniej drogi do realizacji zadań i projektów należy zwrócić uwagę także na narzędzie Nozbe. To, co wyróżnia tę aplikację, to przede wszystkim prosty interfejs, dzięki któremu projekty można włączać niezwykle szybko na każdym urządzeniu – czy to laptopie, czy telefonie. Użytkownicy mogą korzystać również z pełnego pakietu opcji i możliwości – m.in. mogą przygotowywać listy zadań w projektach od tych najistotniejszych do tych najmniej ważnych. Istnieje także skrzynka spraw, do której można dodawać pomysły, zadania i przypomnienia.
Przy zadaniach można dodawać komentarze i przydatne załączniki. Poza tym jest opcja tworzenia kategorii i przyporządkowywania do nich zadań, budowania checklist zadań i wiele innych funkcji. Niestety program ten może zaoferować jedynie 30-dniową wersję próbną. Po upływie tego czasu będzie trzeba już płacić abonament, w dodatku niemało, ponieważ wariant dla max. 2 osób to koszt nawet 649,44 zł/rok!
🚀 11 narzędzi do planowania pracy w marketingu – podsumowanie
Podsumowując, poznałeś już najchętniej wybierane narzędzia do planowania pracy w marketingu. Przede wszystkim Arkusze Google, Slack i Trello bywają niezastąpione. Pamiętaj jednak, że to która aplikacja okaże się najlepsza dla Twoich pracowników, zależy od ich własnych preferencji. Niektórzy wciąż preferują zwykły, papierowy kalendarz, zaś inni wręcz nie wyobrażają sobie swojej pracy bez wspomnianych aplikacji. Warto więc zastanowić się, które rozwiązanie będzie odpowiednie dla firmy. Nic nie stoi na przeszkodzie, abyś mieszał te dwie opcje ze sobą – to także super pomysł!
Jednak nawet jeśli jesteś team papierowy kalendarz, to polecamy, chociaż wypróbować wspomniane przez nas narzędzia. Kto wie, może sprawią, że Twoja praca stanie się lepsza? Być może okaże się, że dzięki nim zaoszczędzisz mnóstwo czasu, który będziesz mógł przeznaczyć na kreatywne działania, zamiast zamartwiać się i gonić za kolejnym deadline’em? Podziel się z nami informacją, czy w swojej pracy korzystasz z pomocnych narzędzi.
