W ostatnich miesiącach praca z domu wyszła z niszowej, dostępnej de facto dla niewielu formuły, w prawdziwy biznesowy mainstream. Przy okazji okazało się też, że coś, co wydawać mogłoby się zadaniem prostym (a wręcz przyjemnością!) naszpikowane jest wieloma problematycznymi aspektami. Jakie są plusy i minusy pracy zdalnej w agencji marketingowej? Jak zorganizować ją tak, aby była jak najkorzystniejsza zarówno dla firmy, jak i jej pracowników?
Zacznijmy od tego, iż agencja marketingowa jest jednym z niewielu podmiotów, które naprawdę mogą pozwolić sobie na pracę zdalną w niemalże 100%. Sprzyja temu oczywiście fakt, iż w większości przypadków zadania, które należy wykonać – czy to dla klienta, czy to na wewnętrzny użytek firmy – i tak są już “zdalne” i nie ma znaczenia, czy pracownik wypełni je z biura, z domu czy z jakiegokolwiek innego miejsca ze stałym dostępem do internetu. Co więc może okazać problematyczne? Przede wszystkim efektywne delegowanie zadań i skuteczna kontrola ich wykonania, ale także budowanie więzi w samym zespole – zaniedbanie tego aspektu w dłuższej perspektywie doprowadzić może do konfliktów, których zażeganie będzie trudne (a w niektórych przypadkach nawet niemożliwe).
Czy plusy i minusy home office równoważą się, a może jedna formuła góruje nad drugą? To oczywiście pozostawiamy do rozsądzenia każdemu z zarządzających agencją marketingową, bo każdy przypadek jest inny. Dziś skupiamy się na konkretnych zaletach i wadach pracy zdalnej w agencji marketingowej.
Możliwość współpracy ze specjalistami, którzy w formule stacjonarnej byliby dla nas niedostępni
Branża marketingowa to w większości środowisko freelancerów, specjalizujących się w stosunkowo wąskich obszarach. Przytłaczająca większość z nich ceni sobie niezależność i możliwość angażowania się w wybrane przez siebie projekty. Nie chcą wiązać się na stałe z jedną firmą, natomiast chętnie oferują im swoje usługi w ramach czy to współpracy, czy to podwykonawstwa.
Praca daje więc szansę na zatrudnienie (stałe lub czasowe, w pełnym lub częściowym wymiarze godzin, w oparciu czy to o B2B, czy umowę cywilnoprawną, czy umowę na część etatu) specjalistów, którzy nie byliby dla nas dostępni, jeżeli w grę wchodziłaby tylko praca w biurze. To zaś dywersyfikuje nasze portfolio, wzbogaca zespół i daje możliwość podejmowania się projektów, które wcześniej nie były dla nas jako agencji dostępne właśnie ze względu na brak wykwalifikowanych pracowników lub współpracowników.
Oszczędność – czasu i pieniędzy
Oszczędność czasu przede wszystkim dla pracowników, którzy nie muszą tracić go na dojazdy do siedziby firmy (co jest szczególnie uciążliwe w dużych aglomeracjach). Mają nie tylko więcej czasu na wykonanie powierzonych im zadań, ale, co równie ważne, więcej sił i cierpliwości, która narażona jest na ogromną próbę podczas stania w korkach. Oszczędność pieniędzy dotyczy przede wszystkim braku konieczności zapewnienia stałego stanowiska pracy w firmie.
Jeżeli zaś lwia część zespołu pracuje na home office, stacjonarna siedziba naszego biznesu generować będzie o wiele mniejsze koszty również w ujęciu całościowym: mniejsze biuro, mniejsze koszty utrzymania, opłat za media etc. Osobną kwestią jest jednak wyposażenie pracownika w sprzęt niezbędny do wykonywania zadań – niezależnie od miejsca ich wykonywania. Freelancerzy zazwyczaj dysponują wszystkim, czego potrzebują, jednak gdy w grę wchodzi zatrudnienie na etat lub jego część, kodeks pracy nakłada ten obowiązek na pracodawcę.
Skupienie i koncentracja na zadaniach
Trzeba przyznać uczciwie, że ten aspekt to kij, który ma dwa końce: jeżeli pracownik przyzwyczajony jest to pracy z domu i ma wypracowane już schematy takiego działania (i dysponuje przeznaczoną na home office przestrzenią), to faktycznie jego produktywność i kreatywność wzrastają. Z drugiej jednak strony, jeżeli dopiero wdraża się w pracę z domu, a dodatkowo ma dzieci, sprawa przestaje być już taka prosta – wszyscy wiemy bowiem, jak absorbujące potrafi być potomstwo.
Z trzeciej strony, kiedy pracownik-rodzic (i jego pracodawca) mają do wyboru albo nieobecność (w związku z chorobą lub brakiem opieki ze względu na np. zamknięte szkoły czy przedszkola) lub pracę z domu, lepszym rozwiązaniem zawsze będzie ta druga opcja. Bo lepiej, aby pracownik wykonał chociaż część swoich zadań będąc na home office, niż aby nie zrobił nic, biorąc urlop, opiekę lub L4.
Efektywne delegowanie zdań
Zarządzanie zespołem nie należy do łatwych zadań, natomiast faktem jest, iż jeżeli ta umiejętność opanowana została w biurze stacjonarnym, nie powinna sprawiać wielkich kłopotów w przypadku pracy zdalnej. Rytm działania agencji marketingowej zasadza się na współpracy poszczególnych osób i działów, a także kolejności wykonywanych zadań, od pozyskania klienta aż po zamknięcie i rozliczenie projektu oraz obsługi posprzedażowej.
Tu z pomocą przychodzą narzędzia, które używane są tak na home office, jak i pracy w biurze: Trello, Slack, Asana czy Zoom. Problematyczne może jednak być wdrożenie całego zespołu do korzystania z nich w sposób efektywny i systematyczny – zamiast, na przykład, ustalania kluczowych elementów za pomocą maili lub komunikatorów. Dezinformacja nie tylko wpływa negatywnie na realizację projektów, ale odbija się także na morale całego zespołu.
Skuteczne kontrolowanie wykonania zadań
I tu przechodzimy płynnie do największego zagrożenia związanego z pracą zdalną w agencji marketingowej (oraz, co do zasady, w każdej innej firmie) – zaufania. Niezależnie od tego, czy chodzi o freelancera, podwykonawcę, współpracownika czy pracownika, dając mu możliwość pracy na home office, ufamy, że wywiąże się ze swoich obowiązków na czas i na określonym poziomie.
Części osób praca zdalna kojarzy się bowiem z beztroską i “siedzeniem w domu”: znajome, przyjazne otoczenie, dotąd stanowiące tylko i wyłącznie sferę prywatną, staje się miejscem wykonywania obowiązków zawodowych. Łatwo wtedy dać zwieść się ułudzie nieograniczonego czasu, częstych i dłuższych przerw czy też możliwości dokończenia czegoś po godzinach. Zawalenie terminu to niebezpieczeństwo, które generować może wiele nieprzyjemnych konsekwencji dla całej firmy, rzutując na jej wizerunek i profesjonalizm.
Brak realnego kontaktu i budowania więzi w zespole
Ten aspekt traktowany może być po macoszemu i wydawać się może błahy w porównaniu do innych zagrożeń home office w agencji marketingowej, tymczasem jest kluczowy dla jej sprawnego, efektywnego funkcjonowania. Mamy tu bowiem do czynienia z pracą wybitnie zespołową, rozdzieloną na kompetencje kilku lub kilkunastu osób, które uzupełniają się i składają na efekt końcowy. Osoby te nie powinny darzyć się niechęcią i wzajemnie szanować – i być może brzmi to jak utopia czy sprawa wręcz trzeciorzędna, to każdy doświadczony menedżer przyzna, iż realizacja projektów w skonfliktowanym zespole jest bardzo trudna, a czasem wręcz niemożliwa. Dlatego tak ważnym jest, aby, również w ramach pracy zdalnej, starać się budować profesjonalne więzi: organizując regularne “check-iny” online, spotkania w biurze czy mniej formalne wspólne wyjścia.
Od czasu wybuchu pandemii koronawirusa o pracy zdalnej powiedziano i napisano naprawdę sporo. Czy home office w agencji marketingowej to dobre rozwiązanie dla twojego biznesu? Warto zaryzykować stwierdzenie, iż jeżeli twoja firma jest “poukładana” stacjonarnie, to i w wersji zdalnej działać będzie skutecznie.
