Współpraca z agencją marketingową może trwać kilka miesięcy, ale też niejednokrotnie trwa nawet kilka lat. Rosnąca konkurencja narzuca na przedsiębiorstwa ciągły rozwój i zwiększanie zasięgu, które ma doprowadzić do pozyskiwania nowych klientów i utrzymywanie stabilnego zysku. Pytanie brzmi, czy współpraca z agencją zawsze się opłaca? I co najważniejsze – jakie sygnały ostrzegawcze wskazują na to, że współpraca z agencją zmierza w złą stronę i już nie przynosi oczekiwanych efektów? Przyjrzyjmy się bliżej sytuacjom, kiedy należy zakończyć współpracę z agencją marketingową całkowicie lub znaleźć inną firmę.
6 sytuacji, kiedy warto zakończyć współpracę z agencją marketingową
Brak oczekiwanych efektów
Zdecydowanie najczęstszym powodem, dlaczego należy zakończyć współpracę z agencją marketingową, jest brak widocznych efektów. Tych, które były zakładane przez specjalistów i zostały zawarte w umowie.
Jeśli po kilku miesiącach nadal brakuje efektów pomimo wcześniejszych zapewnień, to czas poszukać nowej agencji. Wyjątkiem jest pozycjonowanie stron, które zawsze wymaga kilku miesięcy na to, aby widoczne stały się pierwsze efekty. Jednak specjalista ds. SEO powinien o tym poinformować na samym początku współpracy.
To zrozumiałe, że inwestując w marketing, oczekujesz konkretnych rezultatów, takich jak wzrost sprzedaży, zwiększenie ruchu na stronie internetowej, poprawa rozpoznawalności marki czy wzrost liczby zapytań ofertowych. Jeśli mimo regularnych działań i inwestycji w kampanie brakuje efektów, to oznacza, że być może nie warto kontynuować współpracy z taką agencją.
Łamanie ustaleń zawartych w umowie
Każda współpraca z agencją marketingową powinna być oparta na szczegółowo określonych zasadach, które zostały zapisane w umowie. W dokumencie zazwyczaj znajdują się takie informacje jak:
● zakres działań,
● harmonogram promocji firmy,
● terminy, kiedy realizowana będzie strategia,
● zakładane wyniki.
Jeśli agencja nie realizuje ustalonych działań, np. pomija określone usługi, opóźnia wdrożenia strategii lub nie dotrzymuje terminów, może to wskazywać na brak profesjonalizmu i zaangażowania.
Warto zwrócić uwagę na to, czy agencja wywiązuje się z obowiązku dostarczania comiesięcznych raportów, które podsumowują dotychczasowe działania reklamowe.
Problemy z komunikacją
Komunikacja to zawsze fundament każdej udanej współpracy. Jeśli agencja marketingowa nie odpowiada na wiadomości lub odpisuje z bardzo dużym opóźnieniem i unika spotkań czy też wideokonferencji, może to oznaczać brak profesjonalizmu. Problemy z komunikacją mogą prowadzić do nieporozumień, opóźnień w realizacji projektów oraz spadku zaufania.
Brak raportów z podejmowanych działań
Warto przejrzeć umowę z agencją i sprawdzić, czy znajduje się tam zapis na temat obowiązku dostarczania klientom miesięcznych lub kwartalnych raportów. Jeśli pomimo tego nie otrzymujesz raportów, to sygnał braku profesjonalizmu lub nieuczciwości ze strony agencji. Z drugiej strony nic dziwnego, że powoduje to często zaniepokojenie klientów, gdyż może oznaczać też, że agencja chce coś ukryć, np. brak efektów, zmianę strategii lub inne zaniedbania.
Zbyt wysokie koszty
Koszty współpracy z agencją marketingową powinny być proporcjonalne do uzyskiwanych efektów. Jeśli wydatki na usługi agencji przewyższają korzyści, jakie przynoszą, może to oznaczać brak efektywności i konieczność zmiany agencji.
Warto regularnie analizować stosunek kosztów do osiągniętych wyników. Jeśli ROI (zwrot z inwestycji) jest niezadowalający, należy rozważyć zmianę agencji na taką, która będzie w stanie skuteczniej zarządzać dostępnymi środkami.
Chęć budowania wewnętrznego działu marketingu
Zwróćmy uwagę na jeszcze jedną sytuację, kiedy należy zakończyć współpracę z agencją. Z różnych powodów np. finansowych lub strategicznych firma może zdecydować, że stworzy wewnętrzny dział marketingu. Zatrudnienie specjalistów ds. marketingu wiąże się ze sporymi kosztami, ale jeśli uznasz, że taka opcja opłaca Ci się bardziej, to koniecznie zakończ współpracę z agencją. Kluczowe będzie zatrudnienie specjalistów w marketingu internetowym, którzy będą w stanie stworzyć skuteczną strategię marketingową i promować markę poprzez pozycjonowanie strony, aktywność w social mediach, płatną reklamę czy tworząc zoptymalizowane i sprzedażowe teksty oraz wiadomości do newslettera.
Jak zakończyć współpracę z agencją marketingową?
Zakończenie współpracy z agencją to moment, w którym często nie brakuje emocji. Jednak postaraj się podejść do tej sytuacji na chłodno. Sprawdź, jak zakończyć współpracę z agencją marketingową.
Krok 1. – Przejrzyj umowę
Pierwszym krokiem powinno być przejrzenie umowy, którą podpisałeś z agencją. Zacznij od odszukania okresu wypowiedzenia – czasem bywa to 1, 2 albo nawet 3 miesiące. Sprawdź też, czy w umowie zostały zawarte jakieś warunki rozwiązania umowy oraz ewentualne kary umowne. Dokładne zapoznanie się z zapisami pozwoli uniknąć nieporozumień i konfliktów prawnych. Przede wszystkim pomoże Ci też napisać merytoryczną wiadomość do agencji.
Krok 2. – Skontaktuj się z agencją
Kolejnym krokiem zakończenia współpracy z agencją powinno być poinformowanie o decyzji. Najgorszą praktyką jest ciche zakończenie współpracy, czyli nagłe zaprzestanie odpowiadania na e-maile. Bądź uczciwy i napisz wiadomość e-mailową lub zadzwoń do przedstawiciela agencji, aby poinformować o chęci zakończenia współpracy.
Krok 3. – Wyjaśnij, dlaczego chcesz zakończyć współpracę
Możesz uzasadnić, dlaczego chcesz zakończyć współpracę z agencją. Jeśli powodem jest niesatysfakcjonująca komunikacja lub zbyt wysokie koszty, to koniecznie powiedz lub napisz o tym. W przypadku Twoim zdaniem nieodpowiedniej strategii czy braku efektów również daj znać o tym agencji. Profesjonalna firma postara się zaproponować atrakcyjną ofertę lub wyciągnie wnioski na przyszłość, aby poprawić jakość swoich usług w stosunku do innych klientów.
Krok 4. – Złóż pisemne wypowiedzenie
Jeśli jesteś już na 100% zdecydowany, to koniecznie dodaj w załączniku pismo z Twoim odręcznym podpisem, informujące o zakończeniu współpracy z agencją. Dopiero przygotowanie takiego dokumentu będzie miało moc prawną. Wraz z datą wpłynięcia pisma, rozpocznie się okres wypowiedzenia.
W dokumencie należy zawrzeć następujące informacje:
● data wypowiedzenia,
● okres wypowiedzenia,
● informacja o zakończeniu współpracy z agencją,
● pełna nazwa Twojej firmy i pełna nazwa agencji,
● Twoje dane kontaktowe,
● powód zakończenia współpracy z agencją.
Krok 5. – Opłać fakturę za usługę
Po zakończeniu umowy z agencją przejdź do uregulowania wszystkich zobowiązań finansowych. Pozwoli to uniknąć konfliktów prawnych i zakończyć współpracę w sposób profesjonalny i bezproblemowy.
Jeśli powodem zakończenia współpracy z agencją było zaniedbanie, brak efektów czy niedostosowanie strategii promocji do ustaleń zawartych w umowie, spróbuj porozumieć się z agencją. Jeśli nie będzie to możliwe, być może konieczne będzie skontaktowanie się z prawnikiem.
Krok 6. – Poproś o raport z dotychczasowych działań
Jeszcze przed zakończeniem współpracy z agencją marketingową poproś o szczegółowy raport na temat dotychczasowych działań reklamowych. Taki dokument może być cennym źródłem informacji, który przedstawisz nowej agencji lub pracownikom. Najlepiej, aby dokument zawierał – informacje o podejmowanych działaniach, dane dostępowe, szablon komunikacji marki itp.
Dlaczego warto zmienić agencję reklamową?
Istnieją sytuacje, kiedy warto zakończyć współpracę z agencją marketingową. Powodem może być jakość usług, obsługi klienta czy nawet kwestie finansowe. Znalezienie nowej agencji może wnieść świeże spojrzenie na to, jak promować Twoją markę. Być może pracownicy będą specjalizowali się w innowacyjnych rozwiązaniach promocyjnych lub w reklamie Twojej branży.
Trzeba przyznać, że czasami zmiana jest konieczna, aby skutecznie odblokować potencjał Twojej firmy i osiągnąć lepsze wyniki. Z drugiej strony, jeśli agencja, z którą współpracujesz, ciągle podnosi ceny i rozszerza ofertę, aby dodawać coraz to nowe koszty, to przeanalizuj rynek i znajdź korzystniejszą opcję. Nie chodzi o to, aby wybierać najtańszą ofertę. Kluczowe jest to, żeby współpracować z agencją, która uczciwie traktuje swoich klientów.
🚀 Zacznij współpracę z agencją marketingową, która spełni Twoje oczekiwania
Zakończenie współpracy z agencją marketingową to decyzja, która wymaga szczegółowej analizy. Wśród najczęstszych sytuacji, kiedy należy zakończyć współpracę z agencją, są brak oczekiwanych efektów, problemy z komunikacją, wysokie koszty oraz łamanie ustaleń zawartych w umowie.
Gdy zdecydujesz się zakończyć współpracę z agencją, poinformuj o tym, a następnie złóż pisemne wypowiedzenie. Spójrz, czy umowa zawiera okres wypowiedzenia i ureguluje zobowiązania. Koniecznie poinformuj agencję, dlaczego chcesz zakończyć współpracę.
Znalezienie nowej agencji pozwala odświeżyć strategię marketingową, a nawet może stać się kluczowym punktem dla Twojej firmy.
